Information til lejere omkring behandling af personlige oplysninger


 


TOFT EJENDOMME

Udlejningsvirksomheden TOFT EJENDOMME, der er Dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af virksomhedens lejeres personoplysninger, har følgende data og kontaktoplysninger:

TOFT EJENDOMME v/Torben Toft Nielsen
Cvr. nr. 27582915
Mågevej 10
8600 Silkeborg
info@toftejendomme.dk

TOFT EJENDOMME vil i det følgende være benævnt ”TOFT EJENDOMME” / ”vi” / ”os”

Oplysninger vi behandler

Dette er en nærmere orientering til dig/jer som lejere, om TOFT EJENDOMME’ s behandling af per-sonoplysninger.

TOFT EJENDOMME behandler i forbindelse med lejemålet følgende personoplysninger om lejer:

Navn
Adresse
Underskrift
Mailadresse
Telefonnummer
Bankkonto
Forbrugsdata/forbrugsmønster

Oplysningerne benytter vi i forbindelse med følgende:

Accept af aftaler med lejer (f.eks. accept af lejekontrakt)
Kommunikation med lejer
Entydig identifikation af lejer
Evt. udbetalinger
Aflæggelse af forbrugsregnskaber
Mhp. generel efterlevelse af lejekontrakten.

Videregivelse til 3. mand / brug af databehandlere

Personoplysningerne vi behandler lagres på en server hos os (dvs. fysisk i Silkeborg).

Personoplysningerne behandles dog også i et vist omfang af databehandlere vi benytter som led i udlejningsvirksomheden, ligesom oplysningerne i visse tilfælde videregives til egentlige 3. mænd.

Det drejer sig nærmere om følgende databehandlere / 3. mænd:

Måleraflæsnings-/forbrugsregnskabsfirma

I forbindelse med aflæggelse af forbrugsregnskaber og hermed forbundet arbejde, udveksles per-sonoplysningerne i fornødent omfang med et måleraflæsnings-/forbrugsregnskabsfirma (i skrivende stund Techem Danmark A/S)

Håndværkere

Som led i arbejde, der skal udføres i det lejede vil lejers kontaktoplysninger (i samråd med lejer i det konkrete tilfælde) i visse tilfælde blive videregivet til eksterne håndværkere, således at hånd-værkeren kan aftale et passende tidspunkt for arbejdets udførelse med lejer.

Revisor

Vi anvender, ligesom så mange andre virksomheder, en revisor i forbindelse med dels bogføring og dels udarbejdelse af regnskab.
Revisor vil, som helt naturligt led i revisors arbejde, fra tid til anden have adgang til at se de oven-stående persondata vedr. vores lejere.

Mailkontoleverandør

Vi gør naturligvis brug af e-mail i vores kommunikation med lejere og leverandører/3. mænd. Som følge heraf vil lejernes persondata, når de håndteres af os via e-mail, blive overladt i vores mailkon-toleverandørs hænder.

De hensyn, der nødvendiggør vores behandling af persondata:

De hensyn, der ligger bag vores behandling (som beskrevet ovenfor) af persondata, er følgende:

  • Generel efterlevelse af lejekontrakten.
  • Håndtering af lejemålets forsyningsforhold/forsyningsregnskaber.
  • Fremme en effektiv økonomisk drift af lejemålet isoleret set og TOFT EJENDOMME som sådan.
  • Lette kommunikationen med vore lejere

Vores juridiske grundlag for at behandle oplysningerne er:

Først og fremmest foretager vi persondatabehandlingen af hensyn til at kunne indgå og leve op til lejeaftalen jfr. persondataforordningens artikel 6, 1., b.

Derudover er det juridiske grundlag følgende:

Persondataforordningens artikel 6, 1. a. (samtykke fra lejer)

Persondataforordningens artikel 6., 1., f (de legitime interesser, der forfølges, er angivet ovenfor under ”De hensyn, der nødvendiggør vores behandling af persondata”)

Hvor længe vi opbevarer oplysningerne

Oplysningerne vi behandler opbevarer vi mens lejeforholdet består og efter lejemålets ophør indtil enhver forpligtelse mellem os og lejer er ophørt. Det vil typisk sige i op til 3 år efter lejemålets op-hør.

I det omfang oplysningerne vi opbevarer, er oplysninger, vi er forpligtet til at være i besiddelse af efter lovgivningen (f.eks. bogføringsloven eller skattelovgivningen), vil oplysningerne kunne blive opbevaret i en længere periode – typisk op til 5 år efter udløbet af det år, hvori lejemålet ophørte.

Lejers /dine rettigheder:

Du har ret til på begæring at få indsigt i, hvad vi har registreret af oplysninger om dig jfr. nærmere persondataforordningens artikel 15.

Du har ret til på begæring at få berigtiget eventuelle urigtige oplysninger om dig indsamlet af os jfr. persondataforordningens artikel 16.

Du har ret til, at kræve oplysninger vi opbevarer om dig slettet, hvis de ikke længere er nødvendige for det formål, hvortil de blev indsamlet, samt i visse andre tilfælde, jfr. nærmere persondatafor-ordningens artikel 17.

Du har ret til, at kræve behandlingen af oplysninger vedr. dig begrænset i visse situationer, jfr. nærmere persondataforordningens artikel 18.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger vedrørende dig, hvis du mener, at vi behandler oplysningerne i strid med lovgivningen.

Ønsker du at gøre brug er ovenstående rettigheder / er du på nogen måde utilfreds med vores må-de at behandle personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os. – Vore kontaktoplysnin-ger står ovenfor.

Ønsker du at kontakte Datatilsynet, kan du finde nærmere information om dem på: https://www.datatilsynet.dk/